Date : 05 mai 2026

Politique de confidentialité

CHEVALIERS DE COLOMB, CONSEIL 11362 ST-DAVID-DE-FALARDEAU

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Politique relative à la confidentialité et à la protection

des renseignements personnels

1. Contexte de gestion

Les Chevaliers de Colomb (CdeC) au Québec se conforment à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels en adoptant des politiques strictes, notamment la nomination du Grand Chevalier comme responsable de la protection des données et la mise en place de politiques de confidentialité pour sécuriser les informations des membres.

Le Conseil 11362 des Chevaliers de Colomb de St-David de Falardeau, une organisation à but non lucratif, prend ses responsabilités en assurant une gouvernance appropriée dans le domaine de la confidentialité et de la gestion de la protection des renseignements personnels. Les CdeC se conforment ainsi aux prescriptions du Code de gouvernance mis de l’avant par le Conseil supême.

Politique de confidentialité : Les conseils se doivent d’adopter et de publier une politique de confidentialité, encadrant la collecte, l’utilisation et le stockage des données.

2. Cadre juridique

La présente politique détaille l’application par le Conseil des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) en date du 1er décembre 2023.

3. Champ d’application

La présente politique s’applique aux renseignements personnels transmis au Conseil suprême ci-après nommé « l’État » et à toute autres personnes dûment autorisées à recevoir lesdits renseignements.

4. Renseignements personnels

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier directement ou indirectement. Par exemple, sont des renseignements personnels sur un membre le nom, le genre, l’âge, la date de naissance, le numéro de téléphone, adresse postale / adresse courriel, et si nécessaire les renseignements bancaires, un numéro de carte de crédit et une photo.

5. Consentement

À moins que la Loi ne l’autorise, aucun renseignement personnel ne sera recueilli sans avoir au préalable obtenu le consentement du membre concerné par la collecte, l’utilisation et la diffusion des renseignements personnels.

Lorsqu’un membre y consent, ses renseignements personnels seront utilisés par l’État / Conseil aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si le membre refuse d’accorder son consentement, alors l’organisme n’utilisera ses renseignements personnels qu’à la seule fin de communiquer avec lui, et ne devra divulguer ceux-ci à quiconque, sauf dans le cas où une exception existe à cet effet dans la Loi. Advenant qu’un membre n’indique pas s’il consent ou non, le seul fait de soumettre ses renseignements personnels à l’organisme équivaut à son consentement pour l’utilisation de ses renseignements personnels aux fins de la présente politique (consentement implicite).

Le membre peut informer en tout temps le conseil qu’il souhaite retirer son consentement quant à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels conformément à la présente politique. Le membre comprend et accepte que cela pourrait empêcher le conseil de lui fournir certains services

6. Cueillette des renseignements personnels

Le conseil recueille auprès de chaque membre concerné, verbalement ou par écrit, les renseignements personnels qui sont nécessaires afin de remplir les objectifs et le mandat qui lui sont donnés et qui peuvent être décrits comme suit :

• Communiquer avec les membres et identifier leurs besoins et attentes;
• Fournir à ses membres des produits, services et renseignements;
• Permettre à des organismes affiliés et aux fournisseurs retenus pour répondre à des besoins spécifiques d’offrir aux membres des produits, services et renseignements;
• Gérer les relations avec les membres;
• Respecter les obligations légales ou réglementaires.

L’utilisation faite des renseignements personnels se limite aux buts décrits dans la politique.

7. Divulgation des renseignements personnels

Sauf conformément à la présente politique et dans les cas et de la manière où la Loi permet la divulgation, le conseil maintient le caractère confidentiel de tous les renseignements personnels obtenus de ses membres.

Le conseil peut, de temps à autre, partager la liste nominative de ses membres à des entreprises partenaires. Une liste nominative comprend les noms, numéros de téléphone, adresses postales et courriels des membres, si les conditions ci-dessous sont remplies :

• L’État dispose d’un contrat (formulaire 100-F 3/15) avec le partenaire à qui elle partage la liste nominative. Ce contrat indique que les renseignements seront utilisés exclusivement pour la réalisation du mandat confié au partenaire;
• Une occasion valable a été donnée au membre de refuser que ses renseignements personnels soient ainsi partagés;
• La communication de la liste nominative ne porte pas autrement atteinte à la vie privée du membre.

Le conseil peut aussi divulguer les renseignements personnels de ses membres à toute personne partie à un contrat de service avec l’organisme ayant qualité pour connaître lesdits renseignements personnels, et ce, à condition que la divulgation des renseignements personnels soit nécessaire à l’exécution de son contrat.

8. Exactitude et conservation des renseignements personnels

 Le conseil veille à ce que tout renseignement personnel fourni par ses membres et en sa possession soit exact, actuel et aussi complet que requis pour les fins auxquelles l’État utilise ces renseignements. Si le conseil découvre que les renseignements sont inexacts, incomplets ou périmés, il communiquera avec le membre afin d’obtenir les renseignements personnels à jour et si besoin en est, fera en sorte que les tiers à qui ces renseignements inexacts ont été fournis puissent également corriger leur dossier.

Le conseil conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessitée par les motifs de leur collecte. Cette période peut être prolongée après la cessation des relations entre le membre et l’organisme, mais ne durera que le temps requis pour que l’organisme puisse communiquer avec le membre et maintenir l’historique des activités du membre au sein du conseil, le cas échéant.

Lorsque le conseil n’a plus besoin des renseignements personnels du membre, ceux-ci seront détruits, supprimés, effacés ou convertis sous une forme anonyme et il devra en aviser l’État.

9. Protection des renseignements personnels

Le conseil s’engage à maintenir un niveau adéquat de sécurité physique, procédure et technique dans ses bureaux et ses locaux réservés à l’entreposage des renseignements personnels afin d’empêcher toute forme non autorisée d’accès, de divulgation, de reproduction, d’utilisation ou de modification des renseignements personnels de ses membres. Ce principe s’applique également à la sécurité informatique, dans l’éventualité où les renseignements personnels seraient conservés de façon informatique, sur support physique ou en infonuagique, ainsi qu’à la manière dont l’organisme se débarrasse ou détruit les renseignements personnels.

Seules les personnes dûment identifiées par l’État sont autorisées à prendre connaissance et à traiter les renseignements personnels confiés par les membres.

Le conseil procède à la vérification régulière des procédures et mesures de sécurité.

10. Accès et rectification

Tout membre peut demander accès aux renseignements personnels le concernant, peut faire corriger dans un dossier qui le concerne des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, peut aussi faire supprimer un renseignement personnel périmé ou non justifié par l’objet du dossier.

Le conseil doit répondre à toute demande d’accès ou de rectification du dossier d’un membre au plus tard dans les trente (30) jours de la réception de la demande. En cas de refus d’acquiescer à la demande d’accès ou de rectification placée par un membre, le conseil doit notifier par écrit son refus en expliquant les raisons motivant ce refus et lui indiquer ses recours.

Le membre dont la demande d’accès ou de rectification de ses renseignements personnels a été refusée par le conseil peut soumettre, par écrit, à la Commission d’accès à l’information une demande d’examen de mésentente dans les trente (30) jours du refus de la demande, en exposant brièvement les motifs au soutien de cette demande d’examen de mésentente.

Le conseil ne facturera pas un membre pour avoir vérifié ou corrigé ses renseignements personnels.

11. Personne responsable de la protection des renseignements personnels (PRPR)

Le Grand Chevalier et ou le Secrétaire financier du conseil sont responsables de la protection des renseignements personnels. Les membres peuvent communiquer de manière confidentielle avec l’un des responsables en écrivant à l’adresse civique dudit conseil au 200 rue du Chalet, St-David-de-Falardeau, (Québec) G0V 1C0 ou via le lien internet de  www.chevaliersdecolombfalardeau.ca.

12. Modification de la politique

La présente politique relève de l’Exécutif du conseil. Le conseil se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente politique en tout temps et sans préavis. Toute nouvelle version sera adoptée et rendue disponible dans des délais raisonnables.

13. Entrée en vigueur de la politique

Cette révision de la politique de confidentialité entre en vigueur le 05 mai 2026, date de son adoption par les membres lors de la réunion de l’Exécutif du Conseil 11362 de St-David-de-Falardeau.

Références : 1. Article de l’Avocat d’État dans le Colombien de décembre 2024

2. Politique rédigée par l’Aviseur légal du Conseil 11362 de St-David-de-Falardeau